Les commerciaux passent 32% de leur temps à chercher et à renseigner dans le CRM des données manquantes (source : Le livre blanc de l’action commerciale, IKO-System). Une statistique qui illustre parfaitement le rôle central d’une base de données dans l’organisation des entreprises. 

Il met surtout en avant l’importance de nettoyer sa base de données et de l’optimiser. Quand on sait que les commerciaux y passent un tiers de leur temps – au lieu de le passer sur le terrain – il y a tout intérêt à ce qu’elle soit propre et prête à l’emploi. 

Chez The Wave, nous sommes des spécialistes de la donnée, et on peut vous dire qu’une base propre est le ciment indispensable pour une stratégie marketing efficace et cohérente ! 

Découvrez nos conseils et nos bonnes pratiques pour bien nettoyer votre base de données.

Faire un point sur les données de contacts qui vous intéressent vraiment 

Une base de données, ce n’est pas une collection. Avant de récolter tout et n’importe quoi, faites un point avec vos équipes Sales et Marketing des données pertinentes pour votre organisation. Cela vous évitera plusieurs problèmes : 

• Perdre du temps et de l’énergie à collecter des données que vous n’utiliserez jamais 

• Brouiller la visibilité dans le CRM avec des champs inutilisés et lasser les utilisateurs de l’outil 

En plus, rassembler vos équipes autour de ce sujet va vous permettre d’aligner la vision entre les équipes Sales et Marketing pour mieux travailler ensemble. 

Nettoyer RÉGULIEREMENT votre base de données 

Les raisons qui peuvent pousser à l’obsolescence d’un e-mail (ou d’un numéro de téléphone) sont nombreuses : changement d’entreprise, suppression d’adresse, erreur de saisie, etc.

En e-mailing, on parle généralement de taux d’obsolescence de 20-30% par an pour un e-mail. En un an, vous perdez donc au moins 1/5 de votre base e-mail. 

Nettoyer sa base de données régulièrement est donc primordial si vous souhaitez qu’elle reste exploitable. Nous vous conseillons donc de vous y atteler une fois par trimestre. 

Et donc, comment vérifier une adresse e-mail ? 

La manière la plus efficace pour vérifier la validité de vos adresses e-mail est d’utiliser un outil dédié. Il existe pléthore de solutions et de logiciels SaaS diablement efficaces. 

Recommandation The Wave : l’outil Dropcontact représente une excellente solution européenne pour vérifier la validité des e-mails. Et ce pour 2 raisons : il s’agit d’un outil 100 % RGPD (contrairement à beaucoup de leurs concurrents) et son système d’enrichissement de données est très efficace.  

À noter également : ce n’est pas parce qu’un e-mail est valide qu’il faut le garder. Un contact qui dort dans votre CRM et qui ne donne aucun signe de vie, ça ne sert à rien. Pire, cela atténue l’efficacité de vos campagnes marketing et peut par exemple entacher votre réputation de sender sur votre service d’e-mailing. 

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Éliminer les doublons et toutes les données erronées 

La gestion des doublons et des données erronées en général ne doit pas être prise à la légère et ce, pour plusieurs raisons : 

• Cela peut générer des coûts supplémentaires dans des campagnes marketing et fausse les statistiques 
• Cela peut doubler les efforts et créer la confusion si 2 commerciaux entrent en contact avec la même personne à cause d’un doublon. 

Pour pallier ce problème, il y a 2 façons de procéder :  

• Avoir un magicien d’Excel dans son équipe qui connaît toutes les fonctions et formules pour nettoyer une base rapidement et de façon fiable 
• Utiliser un outil de nettoyage de contacts (comme Dropcontact, cf. Le point précédent) 

Normez les champs de votre CRM

Pour chaque champ comportant un intérêt, il est important de normer une nomenclature spécifique.  

Si vous ne le faites pas, vous allez vous retrouver, par exemple, avec 3 formats SMS différents et cela peut poser problème lorsque vous souhaiterez faire des campagnes SMS. 

Voici un exemple typique de ce qui arrive quand on norme mal (ou pas) un champ : 

• +34(0)12345678 
• 003412345678 
• 0034012345678 

Il suffit que votre outil d’envoi de SMS ne reconnaisse pas l’une de ces nomenclatures, et vous allez jeter de l’argent par la fenêtre. 

Pour vos campagnes SMS, nous disposons de la plus grande base de données en Belgique : plus de 1 million de consommateurs et plus de 50 critères de segmentation.

Testez notre outil de comptage pour en savoir plus !

Faites le ménage intelligemment avec des filtres complexes  

Ce client/prospect n’a plus répondu à nos campagnes e-mail depuis 3 ans, on le garde ou non ? Et qu’en est-il de celui qui n’ouvre plus vos newsletters ? 

Vous allez forcément vous poser ce genre de questions à un moment ou à un autre. Mettre en place des filtres et de règles de priorisation au sein de votre CRM vous permettra d’arbitrer si vous conservez ou non certains de vos contacts. Ainsi, vous assainirez votre base ! 

Faire des sauvegardes régulières de votre base de données  

La mise en place d’une sauvegarde automatique (à l’heure, quotidienne, hebdomadaire, selon le volume de contacts et votre fréquence de récoltes) de votre base de données n’est donc pas un luxe et la plupart des solutions CRM proposent ce service. 

Les informaticiens ont un adage : l’erreur se trouve souvent entre la chaise et le clavier. Et, croyez-nous, la suppression involontaire d’une partie d’une base peut arriver plus vite qu’on ne le pense. 

Si, malgré tout ce travail de sape, votre base – aussi propre et soyeuse soit-elle – ne vous permet toujours pas de lancer une campagne marketing efficace (pas assez de contacts, d’informations de segmentations, etc.),  la location de base de données est peut-être la solution dont vous avez besoin !